.: ฝ่ายการบัญชี

ฝ่ายบัญชี

หน้าที่หลักของการบัญชี

1. ตรวจสอบรายรับรายจ่ายต่างๆ ของบริษัท

2. บันทึกบัญชีของสมุดรายวันชั้นต้นตรวจสอบ Statement

3. จัดทำรายการทางการเงินประจำเดือน (งบทดลองและรายละเอียดลูกหนี้)

4. ใบเรียกเก็บเงิน

5. บัญชีค่าใช้จ่าย

การประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศทางการตลาด

1. ระบบบัญชีการเงิน (financial accounting system) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการคำที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลักคือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุนและเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังจัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจดบันทึกลงในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปหรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวลและแสดงผลข้อมูลตามต้องการ

2. ระบบบัญชีบริหาร (managerial accounting system) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ

· ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ

· ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ

· ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป

· มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน

· มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

ระบบสารสนเทศสำหรับฝ่ายการบัญชี

ระบบงาน	คำอธิบาย	ระดับการบริหารองค์กร
บัญชีรายรับ	ตรวจสอบบัญชีรายรับขององค์กร	ระดับผู้ปฏิบัติงาน
การวิเคราะห์ Portfolio	ออกแบบ Portfolio สาหรับการลงทุน	ระดับผู้ชานาญการ
การงบประมาณ	จัดเตรียมแผนงานงบประมาณระยะสั้น	ระดับผู้บริหาร
การวางแผนการลงทุน	จัดเตรียมแผนงานงบประมาณ	ระดับผู้กาหนดกลยุทธ์

การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination)

การกำหนดความต้องการของระบบ

ระบบฝ่ายการเงินและบัญชีได้รับการอนุมัติจากการนาเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้วนั้น ดั้งนั้นในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม กระบวนการจัดการในส่วนของบันทึกรายการทางการค้า ได้แก่ การเขียนบันทึกรายการทางการค้า การจำแนกแยกประเภทหมวดหมู่ทางการค้า การสรุปผลการดำเนินงาน รวมไปถึงการวิเคราะห์และการแปลความหมาย

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1. พนักงานของฝ่ายการเงินและบัญชียังต้องใช้สมุดบัญชีในการที่จะทำบัญชีต่าง ๆ

2. ยังต้องใช้เครื่องคิดเลขในการคำนวณ ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย

3. เอกสารต่าง ๆ จะเก็บใส่ไว้ในแฟ้ม

4. มีการจ่ายเงินเดือนให้พนักงานแบบตัวต่อตัว คือพนักงานมารับเงินแล้วเซ็นชื่อ

5. การทำบัญชีจ่ายเงินเดือนให้พนักงานยังมีข้อมูลที่ไม่แน่นอน

6. การเบิกงบประมาณการใช้จ่ายเป็นไปได้ยากและล่าช้าในการทำงาน

ความต้องการของระบบใหม่

1. แก้ปัญหาความล่าช้าในการรายงานข้อมูล

2. ลดต้นทุนของการจดบันทึกและรายงานข้อมูล

3. ทาให้มีการควบคุมการทางานที่รัดกุมยิ่งขึ้น

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทา งานของแผนกบัญชี

5. การจัดทารายงานผลสะดวกมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากระบบงานใหม่

ประโยชน์จากการนาระบบการบัญชี/การเงิน มาประยุกต์ใช้ในบริษัทมีดังนี้

1. มีการรายงานผลข้อมูลรวดเร็วยิ่งขึ้น

2. ลดค่าใช้จ่ายของบริษัท

3. มีความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลเนื่องจากมีการควบคุมการทางานที่รัดกุมขึ้น

4. มีการใช้ฐานข้อมูลร่วมกันทาให้ข้อมูลบางส่วนสามารถใช้ร่วมกันได้

5. บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นในการนา เทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้

6. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของสาขาทั่วประเทศ

แบบจาลองขั้นตอนการทางานของระบบ

(Process Modeling)

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

(System Requirement Structuring)

จาลองขั้นตอนการทา งานของระบบด้วย DFD

หลังจากโครงการพัฒนาระบบ บัญชีและการเงินได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึง

ได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถ

จา ลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) ดังนี้

อธิบาย Context Diagram Level 0

จาก Context Diagram ของระบบบัญชี/การเงิน ซึ่งมีสัญลักษณ์เพื่อใช้แทนการทางานของระบบนี้ โดยมีฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับระบบนี้คือ ฝ่ายบริหาร ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายการตลาด ฝ่ายบัญชี/การเงิน และสามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่างฝ่าย และระบบ ได้ดังนี้

1. ฝ่ายผู้บริหาร

-รายงานผลข้อมูลรายได้-รายจ่าย

-รายงานผลข้อมูลประจาเดือน

2. ฝ่ายการบัญชี/การเงิน

-ดำเนินการด้านรายรับ-รายจ่าย

-ดาเนินการด้านภาษีต่างๆ

-ใบแจ้งการโอนเงิน,ใบสาคัญเงินโอน

-บันทึกข้อมูลประจาเดือนเข้าสู่ระบบ Genius

-จัดทารายงานเงินสดคงเหลือประจาวัน

-งบกระแสเงินสด

-ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย

-งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

3. ฝ่ายการขายและการตลาด

-ข้อมูลการเงินที่ต้องการเรียกดู

-รายงานผลประจาเดือน

4. ฝ่ายคลังสินค้า

-ข้อมูลที่ต้องการเรียกดู

-รายงานผลประจาเดือน

คาอธิบายจาก DFD Level 1

จาก Context Diagram ทีมงานสามารถแบ่งขั้นตอนการทา งานภายในระบบบัญชี/การเงิน ออกเป็น 2 ขั้นตอน ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) ที่รวบรวมมาได้ โดยการแบ่งแยก ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. บัญชี/การเงิน

-รายงานข้อมูลที่ต้องปรับปรุงเกี่ยวกับบัญชีเพื่อให้กับระบบจัดการ

2. คลังสินค้า

- รายงานข้อมูลสินค้าที่ต้องปรับปรุงที่เกี่ยวกับสินค้าทั้งหมดให้กับระบบเพื่อจัดการข้อมูล

- ระบบจัดการข้อมูล แจ้งยอดซื้อสินค้าที่ต้องการซื้อเข้าคลังและแจ้งยอดขายสินค้าออกจากคลังเมื่อมีการเรียกดู

3. ฝ่ายการขายและการตลาด

- รายงานการตลาดมีการรายงานข้อมูลสินค้าต่าง ๆและยอดขายของแต่ละสินค้า

- ระบบรายงานข้อมูลสินค้าที่มีการปรับปรุง หรือเรียกดู* และรายงานสินค้าที่ นาเข้าและนาออกจาหน่าย

- รายงานข้อมูลทางการตลาดให้กับระบบ

4. ระบบจัดการข้อมูล

- นาข้อมูลจากฝ่ายบัญชี/การเงิน ฝ่ายการขายและการตลาดและฝ่ายคลังสินค้ามาจัดการแล้วนาไปเก็บไว้ในฐานข้อมูล D1,D2และD3

5. ระบบพิมพ์รายงาน

- นาข้อมูลจากระบบมาจัดทารายงานและพิมพ์รายงานให้กับฝ่ายบริหาร

6. ฝ่ายบริหาร

- เรียกดูข้อมูลด้านรายรับ-จ่าย รายงานผลข้อมูลงบประมาณการเงินและรายงานผลข้อมูลประจาเดือน ฯลฯ

อธิบาย DFD Level 2 ฝ่ายบัญชี/การเงิน

จาก Context Diagram ทีมงานสามารถแบ่งขั้นตอนการทา งานภายในฝ่ายบัญชี/การเงิน ออกเป็น 3 ขั้นตอน ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) ที่รวบรวมมาได้ โดยการแบ่งแยก ดังรายละเอียดต่อไปนี้

2.1 จัดการข้อมูล

- จัดการข้อมูลที่ต้องปรับปรุงเกี่ยวกับบัญชีและการเงิน

- จัดการข้อมูลด้านรายรับ-จ่าย

- บันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ Genius ฯลฯ แล้วจัดเก็บลงฐานข้อมูล

2.2 ปรับปรุงข้อมูล

- ปรับปรุงข้อมูลในฝ่ายบัญชี/การเงิน

2.3 จัดการข้อมูล

- นาข้อมูลจากฐานข้อมูลมาจัดการและรายงานฝ่ายบริหาร หรือเมื่อมีการเรียกดู

.............................................................................................................

อธิบาย DFD Level 2 ของฝ่ายการขายและการตลาด

จาก Context Diagram ทีมงานสามารถแบ่งขั้นตอนการทา งานภายในระบบออกเป็น 2 ขั้นตอน ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) ที่รวบรวมมาได้ โดยการแบ่งแยก ดังรายละเอียดต่อไปนี้

2.1 จัดการข้อมูล

- รายงานข้อมูลยอดขายสินค้า กาไร ขาดทุน

- ระบบจัดการข้อมูลนาข้อมูลเก็บในฐานข้อมูล

2.3 พิมพ์รายงาน

- ระบบพิมพ์รายงานจากฐานข้อมูลให้กับฝ่ายบริหาร หรือฝ่ายบริหารมีการเรียก

การออกแบบ User Interface

ขั้นตอนการออกแบบ User Interfaces และลำดับของการติดต่อกับผู้ใช้

คุณสมบัติเด่นของโปรแกรม ระบบ Drilling Down	สามารถ Drilling Down ไปดูข้อมูลจากปลายทางย้อนกลับไปยังต้นทางได้ เช่น จากระบบ MIS,จากรายงานต่างๆ Drilling Down ไปยังหน้าจอรายวัน ได้เป็นต้น
Document Flow	สามารถตรวจสอบตั้งแต่เอกสารต้นทาง เช่น ใบเสนอราคา ว่าได้ทารายการถึงขั้นตอนไหนแล้ว เช่น ออกใบสั่งขาย/ออกใบกากับ/รับ ชาระหนี้/เช็คผ่าน แล้ว เป็น Flow ให้เห็นเส้นทาง เป็นต้นัน ได้เป็นต้น
Charming Workflows	เป็นระบบที่จะช่วยให้การทางานแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องกันเป็นไปโดยอัตโนมัติ เช่น เมื่อพนักงานบันทึกขายติดวงเงินโปรแกรมจะพัก เอกสารไว้เพื่อขออนุมัติพร้อมกับส่ง Message ไปยังผู้ที่มีสิทธิ์อนุมัติ เมื่อได้รับการอนุมัติแล้วโปรแกรมก็จะส่ง Message กับ มายังเจ้าของบิลขายนั้นๆให้รับทราบได้ทันที เป็นต้น
ฟอร์มเอกสาร	ในหน้าจอรายวันสามารถกาหนดฟอร์มได้หลายๆฟอร์มและสามารถสั่งพิมพ์พร้อมกันได้หลายฟอร์มพร้อมๆกัน
กลุ่มเอกสารรายวัน	ในหน้าจอรายวันสามารถกาหนดกลุ่มเอกสารได้หลายๆกลุ่ม เพื่อแยกกัน Running เอกสารตามรูปแบบต่างๆ และใน 1 รายวัน สามารถแยกผูก post บัญชีแยกประเภทให้แตกต่างๆกันได้
การกาหนดเครดิตในการขาย	สามารถกาหนดได้หลายรูปแบบ เช่น ถ้าซื้อในช่วงวันที่ 1-15 ให้เครดิต 7 วัน ถ้าซื้อในช่วงวันที่ 16-31 ให้วันครบกาหนดลงวันที่ 15 ของเดือนถัดไป 2 เดือน ชีแยกประเภทให้แตกต่างๆกันได้
มีระบบ MIS ในแต่ละโมดุล	เช่น ในหน้าจอขาย พนักงานขายสามรถดูประวัติการขายสินค้าของลูกค้าแต่ละรายได้ทันที สามารถกดดูเครดิต กดดูโปรโมชั่นของ สินค้า กดดูประวัติเช็คของลูกค้าได้ เป็นต้น
อนุมัติ/ปิดเอกสาร	- สามารถกาหนดให้ได้ว่าเอกสารต่างๆจะต้องได้รับการอนุมัติก่อนถึงจะอ้างอิงและพิมพ์ได้ เช่นใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น - สามารถปิดเอกสารที่ไม่ต้องการอ้างอิงอีกแล้วได้ เช่นใบสั่งซื้อที่ไม่ต้องการรับสินค้าอีกแล้ว เป็นต้น - สามารถกาหนดให้ต้องขออนุมัติเอกสารติดวงเงินตั้งแต่ใบสั่งจอง,ใบสั่งขาย,บันทึกขายสินค้า เป็นต้น
Option อื่นๆ	- สามารถกำหนดให้โปรแกรมแตกหน่วยนับอัตโนมัติ - เฉลี่ยส่วนลดรับท้ายบิลกลับไปยังต้นทุนสินค้ารายตัวในบิลได้อัตโนมัติ - กาหนดให้มีการเตือนสินค้าที่ขายต่ากว่าทุนได้ - สามารถกาหนดให้ระบบทางานแยกสาขากันชัดเจนทั้งคลัง ,บัญชี,กลุ่มเอกสาร,การ Running บิล เป็นต้น - ฯลฯ
ระบบเตือนต่างๆ	- สามารถข้อความเตือนของแต่ละลูกค้าเมื่อบันทึกข้อมูลรายวัน - เตือนเมื่อเข้าโปรแกรม เช่นพนักงานที่ทาเรื่องเช็ค ก็กาหนดให้เตือนเช็คถึงกาหนดเมื่อเปิดใช้โปรแกรมได้